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왜 이 업종에 맞나현장에 있는 동안 들어온 문의를 저녁에 몰아서 보면 이미 다른 업체가 견적을 냈습니다. 문의가 들어오는 순간 담당자 폰에 알림이 가야 놓치지 않습니다.

홈페이지 문의 폼?, 네이버 톡톡·카톡 채널 메모, 전화 메모가 세 군데로 흩어져 있으면 '누가 답했는지'를 아무도 모릅니다. 먼저 전부를 구글 시트? 한 장으로 모으는 것이 목표입니다.

구체적으로는 이렇게 잇습니다. 문의 폼(Tally·구글 폼)에 제출이 생기면 → 시트?에 한 줄 추가 → 담당자에게 텔레그램이나 메일로 알림 → 접수 확인 메시지를 고객 메일로 자동 발송. 이 네 단계가 한 시나리오입니다.

전화 문의는 자동으로 잡히지 않으니, 현장 직원이 같은 폼에 30초 만에 입력하는 습관만 붙이면 모든 문의가 같은 시트에 쌓입니다.

시트에 '견적 발송일'·'계약 여부' 칸을 두면 2주 넘게 답 없는 문의를 골라 다시 연락하는 흐름도 붙일 수 있습니다. 문의 수가 늘면 그 시트를 CRM?(HubSpot·Zoho)으로 옮기면 됩니다.

처음엔 '폼 → 시트' 한 단계만 만드세요. 그게 성공하면 나머지는 같은 화면에서 블록을 하나씩 더하는 일입니다.

왜 이 업종에 맞나주문 수량을 손으로 옮겨 적다 생기는 오배송·재고 착오는 한 건이 반품비와 리뷰 손실로 이어집니다. 사람이 안 만지면 그 실수가 사라집니다.

자사몰이나 주문서 폼에 주문이 들어오면 → 재고 시트에서 해당 품목 수량을 차감 → 담당자에게 '포장 준비' 알림 → 고객에게 주문 확인 메시지. 이 흐름을 한 번 만들면 주문마다 반복됩니다.

재고가 기준 수량 아래로 내려가면 발주 담당에게 알림이 가게 조건을 하나 더 답니다. '품절인 줄 모르고 팔았다'가 없어집니다.

스마트스토어처럼 직접 연결이 안 되는 채널은 주문 내역을 메일이나 시트로 내보내는 기능을 중간에 끼웁니다. 메일 수신을 시작점으로 잡으면 됩니다.

월말에는 시트 데이터를 모아 품목별 판매 집계를 자동으로 만들어 두면 세무 자료 정리 시간이 줄어듭니다.

주문량이 하루 수십 건을 넘으면 무료 플랜?의 월 작업 횟수를 넘길 수 있습니다. 그때 유료로 올려도 직원 한 명 인건비와 비교하면 계산이 섭니다.

왜 이 업종에 맞나성수기에는 예약 확인 전화만 돌리다 하루가 갑니다. 예약이 들어오면 캘린더에 잡히고 전날 확인 메시지가 자동으로 나가면 그 시간이 통째로 남습니다.

예약 폼이 제출되면 → 구글 캘린더에 일정 생성 → 담당자 알림 → 예약 확정 메일 발송. 여기에 '행사 전날 오전 10시에 확인 메시지 발송' 조건을 하나 붙입니다.

렌탈 업체는 회수 예정일도 같이 잡아 두면 회수 누락이 줄어듭니다. 캘린더에 반납일 일정이 자동으로 생기고 전날 알림이 갑니다.

배낚시·체험 같은 레저 업종은 기상 상황으로 취소가 잦습니다. 취소 처리 폼을 하나 두고 제출되면 캘린더 삭제·환불 안내 메일까지 이어지게 만들면 전화 응대가 줄어듭니다.

예약자 명단이 시트에 쌓이니 시즌이 끝나면 그 명단으로 다음 시즌 안내(Brevo 같은 메일 도구)를 보내는 흐름으로 이어집니다.

왜 이 업종에 맞나'매달 같은 파일을 열어 같은 표를 만드는 일'은 자동화? 효과가 가장 확실한 영역입니다. 한 번 만들면 매달 0분입니다.

매출 시트·광고비 시트·경비 시트에서 숫자를 모아 월간 요약을 만들고 대표에게 메일로 보내는 흐름을 매월 1일 자동 실행으로 걸어 둡니다.

거래처별 미수금이 기준일을 넘기면 담당자에게 알림이 가는 조건도 같은 방식입니다. 잊고 있다 놓치는 채권이 줄어듭니다.

직원 입사·퇴사 시 계정? 만들기·알림·체크리스트 발송 같은 절차성 업무도 한 번 흐름으로 만들어 두면 담당자가 바뀌어도 그대로 굴러갑니다.