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왜 이 업종에 맞나주문이 들어올 때마다 관리자 화면을 열어 확인하고 시트?에 옮기는 일은 하루에도 여러 번입니다. 자동으로 알리고 쌓이게 하면 그 시간이 없어집니다.

주문이 들어왔는지 보려고 하루 종일 관리자 화면을 새로 고칩니다. 배송 준비 목록은 주문을 하나씩 시트에 옮겨 만듭니다. 주말에는 확인이 늦어 배송이 밀립니다.

쇼핑몰의 새 주문을 시작점으로 잡고 그다음 단계로 팀 메신저에 주문 내용을 보내는 동작과 시트에 한 줄 추가하는 동작을 잇습니다. 화면에서 상자를 끌어다 놓고 선으로 잇는 방식입니다. 각 상자에 어떤 정보를 넘길지 고릅니다.

테스트 주문을 넣어 메신저 알림과 시트 행이 제대로 생기는지 확인합니다. 문제없으면 흐름을 켜 둡니다. 배송 완료 시 손님에게 안내 문자를 보내는 흐름도 같은 방식으로 하나 더 만듭니다.

달라지는 것은 관리자 화면을 계속 들여다보지 않아도 되는 점입니다. 주문이 오면 메신저가 울리고 배송 목록은 시트에 이미 쌓여 있습니다.

쇼핑몰 쪽 연결이 되는지가 먼저입니다. 쓰시는 쇼핑몰 솔루션이 외부 연결(API?)을 지원하는지 접수 때 함께 확인해 드립니다.

왜 이 업종에 맞나폼으로 받은 견적 문의를 담당자에게 알리고 일정표에 넣는 일은 순서가 늘 같습니다. 자동으로 이어 두면 문의 응답 속도가 빨라집니다.

폼?에 문의가 들어와도 확인이 늦어 손님이 다른 업체에 연락합니다. 확인한 뒤에는 담당자에게 카톡으로 옮겨 적고 방문 일정은 따로 달력에 넣습니다.

문의 폼의 새 응답을 시작점으로 잡습니다. 다음 단계로 지역이나 공사 종류에 따라 담당자를 나누는 조건 상자를 두고 해당 담당자에게 메신저로 문의 내용을 보냅니다. 동시에 손님에게 '접수됐습니다, 곧 연락드립니다' 문자를 보내는 동작을 붙입니다.

담당자가 방문 일정을 정하면 그 일정을 회사 달력에 넣는 흐름을 하나 더 만듭니다. 테스트 응답으로 각 단계가 제대로 가는지 확인한 뒤 켭니다.

달라지는 것은 첫 응답 시간입니다. 손님은 접수 문자를 바로 받고 담당자는 옮겨 적는 일 없이 문의 내용을 봅니다.

조건 분기를 너무 복잡하게 만들면 나중에 고치기 어렵습니다. 처음에는 담당자 한 명에게 다 보내고 익숙해지면 나누세요.

왜 이 업종에 맞나학기 초 상담 신청이 몰릴 때 접수 확인과 일정 안내를 사람이 하면 늦어집니다. 신청 즉시 확인 안내가 나가게 해 두면 학부모의 불안이 줄어듭니다.

상담 신청이 들어와도 다음 날에야 확인 연락을 합니다. 그사이 학부모는 접수가 됐는지 몰라 다시 전화합니다. 신청 내용은 폼과 노트에 따로 있습니다.

상담 신청 폼의 새 응답을 시작점으로 잡고 학부모에게 접수 확인 문자나 메일을 보내는 동작을 붙입니다. 동시에 신청 내용을 시트에 쌓고 원장에게 메신저로 알립니다.

상담 일정이 확정되면 하루 전에 안내 문자를 자동으로 보내는 흐름도 만듭니다. 시트의 상담일 열을 보고 시간을 맞춰 보내게 합니다.

달라지는 것은 학부모가 받는 인상입니다. 신청 즉시 확인이 오고 전날 안내가 오면 학원이 체계적으로 보입니다.

학생·학부모 정보가 여러 도구를 거칩니다. 어느 도구에 무엇이 남는지 정리해 두고 필요 없는 곳에는 개인정보를 넘기지 마세요.

왜 이 업종에 맞나자동화? 실행 횟수가 많거나 고객 데이터를 외부에 두기 어려운 법인은 직접 설치 방식이 맞습니다. 서버?를 관리할 수 있다면 실행 횟수 부담 없이 돌릴 수 있습니다.

여러 자동화를 돌리다 보니 다른 도구의 실행 횟수 요금이 매달 늘어납니다. 고객 정보를 외부 자동화 서비스에 올리는 것도 내부 규정상 걸립니다.

회사 서버나 클라우드?에 직접 설치합니다. 설치 후에는 서비스형과 같은 화면에서 흐름을 만듭니다. 사내 도구(CRM?·시트·메신저·데이터베이스)를 연결해 신규 가입 알림, 주간 보고 자동 생성, 데이터 정리 같은 흐름을 만듭니다.

오류가 나면 알림이 오게 설정하고 정기적으로 버전을 올립니다. 이 관리가 직접 설치의 비용입니다.

달라지는 것은 실행 횟수에 따른 비용 걱정이 없어지고 데이터가 회사 안에 남는 점입니다. 자동화를 마음껏 늘릴 수 있습니다.

서버 관리자가 없으면 직접 설치는 권하지 않습니다. 서비스형으로 시작해 규모가 커지면 옮기는 것도 방법입니다.