업무용 메일·문서·드라이브 Google Workspace

왜 이 업종에 맞나직원이 여러 명이면 누가 어떤 파일을 갖고 있는지가 문제입니다. 회사 계정으로 통일하면 자료가 회사 드라이브에 남고 권한을 사장님이 관리합니다.

직원마다 개인 메일과 개인 드라이브로 일합니다. 퇴사하면 거래처 메일과 파일이 같이 나갑니다. 같은 파일이 여러 버전으로 돌아다닙니다.

관리 화면에서 직원마다 회사 도메인? 계정?을 만듭니다. 공유 드라이브를 부서나 업무별로 만들고 직원은 개인 드라이브가 아니라 공유 드라이브에 파일을 올리게 정합니다.

거래처 연락은 회사 계정 메일로만 하게 하고 캘린더에 회사 일정을 공유합니다. 퇴사 시에는 관리 화면에서 계정을 정지하고 파일과 메일을 다른 직원에게 넘깁니다.

자료가 회사에 남고 누가 어떤 파일에 접근하는지 사장님이 정합니다. 직원이 바뀌어도 거래처는 같은 주소로 연락합니다.

계정 수만큼 비용이 늘어납니다. 퇴사자 계정은 바로 정리하고 공용 메일함은 계정 대신 그룹 주소로 만드는 것이 비용을 아낍니다.

왜 이 업종에 맞나현장 사진, 도면, 견적서를 카톡으로 주고받으면 나중에 못 찾습니다. 현장별 공유 폴더에 휴대폰으로 바로 올리는 구조가 맞습니다.

현장 사진은 각자 휴대폰에, 도면은 카톡 대화에, 견적은 사무실 컴퓨터에 있습니다. 현장에서 사무실에 파일을 보내 달라고 전화하는 일이 반복됩니다.

공유 드라이브에 현장별 폴더를 만들고 그 안에 도면, 견적·계약, 현장 사진, 고객 요청 폴더를 둡니다. 현장팀은 휴대폰 드라이브 앱으로 사진을 해당 폴더에 바로 올립니다.

일정은 회사 캘린더에 현장별로 넣고 현장팀에 공유합니다. 고객에게 보내는 견적·완료 보고는 회사 도메인 메일로 보냅니다.

사무실에서 현장 상황을 사진으로 바로 보고 현장은 도면을 휴대폰에서 바로 엽니다. 파일 찾는 전화가 줄어듭니다.

현장 사진은 용량이 큽니다. 드라이브 용량 한도를 보면서 끝난 현장은 정리하는 규칙을 두세요.

왜 이 업종에 맞나고객 문의·거래처 발주 메일이 개인 메일로 오면 담당자가 쉬는 날 답이 안 나갑니다. 회사 도메인 메일과 공용 주소로 받으면 누구든 봅니다.

고객 문의 메일이 사장님 개인 메일로 오고 사입처 연락은 직원 개인 메일로 옵니다. 담당자가 없으면 아무도 못 봅니다.

회사 도메인으로 고객 문의용 주소와 발주용 주소를 그룹 주소로 만들고 담당 직원 여럿이 같이 받게 합니다. 스토어와 홈페이지의 연락처 메일을 그 주소로 바꿉니다.

상품 사진 원본, 상세페이지 파일, 발주서는 공유 드라이브에 상품별 폴더로 둡니다. 스프레드시트로 발주·재고 표를 만들어 직원과 같이 편집합니다.

문의 메일이 빠지지 않고 담당자가 바뀌어도 거래처는 같은 주소로 연락합니다. 상품 자료를 찾는 시간이 줄어듭니다.

그룹 주소는 계정이 아니라서 별도 비용이 안 드는 경우가 있습니다. 받기만 하면 되는 주소는 계정을 만들지 말고 그룹으로 만드세요.

왜 이 업종에 맞나강사마다 자료와 일정이 개인 계정에 있으면 학원 운영이 강사 개인에게 묶입니다. 학원 도메인 계정으로 통일해야 자료가 학원에 남습니다.

수업 자료가 강사 개인 드라이브에 있고 시간표 변경이 개인 카톡으로 오갑니다. 강사가 그만두면 자료를 새로 만듭니다.

강사마다 학원 도메인 계정을 만들고 반별 공유 폴더에 수업 자료를 올리게 합니다. 학원 캘린더에 시간표와 휴원일을 넣고 강사·데스크가 같이 봅니다.

학부모 안내 메일은 학원 도메인 메일로 보냅니다. 상담 예약은 캘린더의 예약 기능으로 받으면 전화 조율이 줄어듭니다.

강사가 바뀌어도 자료와 일정이 학원에 남습니다. 학부모에게 가는 메일이 학원 이름 주소로 나가 신뢰가 갑니다.

학생 개인정보가 담긴 파일은 접근 권한을 데스크·원장으로 제한하세요. 공유 링크?를 함부로 만들지 않습니다.